Nous avons beau gérer notre temps avec la meilleure volonté du monde, cibler et planifier avec compétence, nous aurons toujours une inquiétude, une attente ou un contretemps pour nous déconcentrer,…
Il y a quelques jours, j’ai assisté à un bref exposé d’un spécialiste de la gestion du temps. Le temps qui lui était imparti ne lui permettant pas la nuance, il a beaucoup donné dans la mesure et, selon moi, il en a abusé.
Il nous a d’abord présenté la matrice d’Eisenhower qui, comme je l’ai souvent expliqué ici, a l’avantage de catégoriser nos actions par ordre d’urgence et d’importance. À l’instar de Stephen Covey, il a expliqué l’utilité de reconnaître et de mettre en priorité les activités du quadrant 2, c’est-à-dire les activités jugées non urgentes mais importantes.
Mais, ensuite, il a intégré la loi de Pareto dans ce modèle. Il nous a expliqué que les actions importantes (urgentes ou non) devaient constituer 20% de toutes nos actions et qu’elles devaient prendre 80% de notre temps. C’est alors qu’une intervenante lui a demandé : dans les activités importantes (le 20%), quelle est la limite acceptable entre les urgentes et les non urgentes?
J’aurais honnêtement pensé qu’il allait répondre que ça dépendait des jours, des personnes, du contexte, etc. Mais non. Il a répondu très sérieusement que les activités urgentes devaient représenter 1%; les 19% qui restent devant être des activités importantes et non urgentes.
Il me semble que nous sommes ici devant un cas patent de suremploi de la mesure. Il vient un temps où à force de séparer les pourcentages en pourcentages – ou les cheveux en quatre — nous en arrivons à ne plus rien dire du tout. À ce moment-là, les mots très peu ou exceptionnelles sont plus éloquents. Au lieu de référer à un chiffre – réaction assez typique des gestionnaires –, notre spécialiste aurait pu référer à l’expérience de son interlocutrice, à son bon sens ou à son ressenti : quand on se sent pressurisé par le temps, c’est que nous avons trop d’urgences, tout simplement. De plus, ce chiffre était présenté comme une norme, alors que chaque personne a, face à l’urgence, un seuil de tolérance qui lui est propre.
La mesure est un guide, elle n’est pas, surtout dans la gestion du temps, un absolu. La rationalité extrême de l’exercice n’en garantit pas le bon sens. Évidemment, nous semblons faire preuve de précision en affirmant que les activités urgentes et importantes de notre vie devraient représenter 1% de nos tâches. Mais qui peut vraiment, dans sa vie, faire un tel calcul? D’autant plus que demain, le calcul pourrait largement différer.
Le problème me semble mieux posé quand on met en garde contre l’envahissement de l’urgence dans les activités importantes. Travailler à des activités du quadrant 2, c’est souvent se « consacrer » à des projets à long terme qui ont besoin de se déployer dans l’horaire sans être constamment bousculés par des actions plus courtes (« je vais le faire tout de suite, c’est pas très long »), qui s’imposent par une échéance rapprochée (d’où le sentiment d’urgence ressenti). Toute la sagesse de la gestion du temps vient de cette capacité de les reconnaître.
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Je suis d’accord que les chiffres semblent présenter un portrait plus objectif, plua scientifique et que c’est sans doute ce qui fait le succès de ces théories. Mais il y a pour moi un autre problème auquel on ne fait paa réellement face et c’est l’utîisation du mot « urgence ». Au travail, nous sommes régulièrement sollicités par ce qui eat appelé des urgences alors qu’elles n’en sont pas dans les faits. Tout devient urgent et tout doit être fait pour hier! Résiater aux pressions des urgences est un defi!