Les interruptions

Dans notre société de l’urgence, les interruptions sont inévitables, puisque tout étant urgent, tout doit être traité immédiatement. Il y a même certains métiers où elles sont devenues la norme, l’essence même du travail; ce sont les plus difficiles.

Dans chaque ouvrage de gestion du temps, on traite de ce « problème ». Chacun y va de son conseil : enlever l’avertissement sonore de notre ordinateur à la réception d’un courriel, rester debout (évitant ainsi que la personne se sente trop à l’aise de nous parler), fermer la porte de son bureau et, enfin, avoir l’air très occupé.

David Allen* affirme cependant que ces trucs ne suffisent pas à endiguer le flot des interruptions parce que, bien souvent, celles-ci sont nécessaires et même désirées. Par exemple, si vous attendez un téléphone important, vous voudrez interrompre votre travail pour répondre.

L’auteur propose donc deux autres solutions: avoir une connaissance parfaite de tous nos projets en cours et bâtir un système de classement à toute épreuve.

D’abord, le fait de connaître très exactement où en sont rendus tous nos projets permet de mieux discerner les interruptions bienvenues des autres. Ensuite, un bon système de classement élimine la crainte d’ « échapper quelque chose » qui nous pousse à régler sans attendre le sujet de l’interruption, de peur de l’oublier.

Il est vrai qu’un travail constamment interrompu peut difficilement être de même qualité que celui où l’on a pu rester très concentré. C’est pourquoi il est souvent nécessaire de développer quelques stratégies pour réduire les interruptions.

À l’instar de David Allen, je traite la plupart des interruptions en les prenant en note sur une fiche. Je place ces fiches sur le coin de mon bureau, jusqu’à ce qu’une pause naturelle de mon travail en cours me permette d’accomplir l’action souhaitée ou de la mettre dans le bon « temps contenant ». Ainsi, ces interruptions (qui peuvent venir de moi si, par exemple, il me vient une idée que je ne veux pas perdre) ne prennent que le minimum de temps, et je peux me consacrer presque aussitôt à ce que je suis en train de faire.

Pourtant, il y a dans cette rhétorique un sous-entendu qui me déplait souverainement: les autres y sont perçus comme des obstacles à l’avancée efficace de nos journées. Ils dérangent. Même si Allen concède que ce n’est pas toujours le cas et si il envisage les interruptions avec plus de réalisme et de nuances.

Et si, dans certains cas, nous nous prêtions à l’interruption gratuitement, le cœur ouvert, même quand celle-ci n’est pas utile pour nous? Il me semble que d’ouvrir un peu la porte de son cœur et de son bureau pour accueillir simplement la personne qui arrive, lui donner du temps en quelque sorte, est une façon toute simple de vivre des valeurs comme la générosité et la disponibilité. C’est ce que j’appelle vivre l’essentiel, quand l’essentiel se présente.

Évidemment, tout est une question de mesure. Et la mesure, c’est à chaque personne de la trouver.

*David Allen a élaboré une méthode de gestion du temps qu’il a nommée « Getting things done » (GTD). Je me réfère ici à sa newsletter d’avril 2013.